Bereits seit seiner Erfindung vor über fünf Jahrzehnten träumen Visionäre davon, mit Hilfe des Computers den Traum vom voll und ganz papierlosen Büro zu verwirklichen. Noch immer herrscht in zahlreichen Büros ein Papierkrieg, der nicht nur jede Menge Zeit und Nerven kosten, sondern auch die Umwelt in einem hohen Maß belastet. Um endlich diesen Aktenbergen Herr zu werden und sich unliebsame Schleppereien von A nach B zu ersparen, überlegen sich Unternehmen, auf ein papierloses Büro umzusatteln.
Immerhin: Mittlerweile nutzen rund ein Drittel aller Unternehmen in
Deutschland die Vorzüge der elektronischen Rechnung (auch E-Billing). Eine Verwaltung in Form
von Aktenordnern findet kaum mehr statt. Im Rahmen einiger Studien zum
papierlosen Büro konnte ermittelt werden, dass beispielsweise der Versand
digitalisierter Rechnungen erhebliche Wettbewerbsvorteile gegenüber dem Mitbewerb mit sich bringt. Trotzdem haben viele Unternehmen noch Luft nach
oben und können diesen und andere interne Geschäftsprozesse zugunsten niedrigerer
Betriebskosten optimieren.
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| yourIT - MMS im Mittelstand - Papierlos dauert noch |
Unabhängig von der Art der Dokumente lassen sich diese
digital an jedem Ort für Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das erhöht nicht
nur die Effizienz über mehrere hundert Kilometer hinweg (z.B. Zugriff über mobile Business-Apps), sondern erlaubt auch
im Rahmen Projekten eine zeitgleiche Zusammenarbeit. In diesem Zusammenhang
lässt sich festhalten, dass sich die Kosten für Kopien oder Ausdrucke auf einem
äußerst niedrigen Niveau bewegen.
Viele Entscheider stellen sich beim papierlosen Büro die
Frage, wie sich der Versand bzw. die Bereitstellung von Dokumenten darstellt.
Im Laufe der vergangenen Jahre konnten ein paar wenige Dateiformate für
digitalisierte Daten durchsetzen, weshalb die Kommunikation intern sowie extern
keinerlei Probleme mit sich bringt. Apropos interne Kommunikation: Hier sollten Sie sich auch unbedingt zum Thema Zero Mail Policy informieren.
Darüber hinaus haben Mitarbeiter in
Sachen "Ordnung halten" in weiten Teilen ganz unterschiedliche Vorstellungen und
Systeme. Diese in mühsamen Gespräche unter einen Hut zu bekommen, dürfte in
eine niemals enden wollende Diskussion ausarten und abteilungsübergreifend für
den einen oder anderen Unmut sorgen. Bei papierlosem Büro lässt sich ein
Ablage- und Suchsystem vereinheitlichen, wodurch sensible Reibungspunkte
schlichtweg aus dem Arbeitsalltag ausgeschlossen werden.
Viele Unternehmen scheuen den
Umstieg auf ein papierloses Büro, da es ihnen an Informationen mangelt oder
rechtlichen Grundlagenkenntnisse in diesem Bereich fehlen. Vor allem im Bereich
Datenschutz klaffen die Wissenslücken erheblich auseinander. Eine Einarbeitung
in dieses komplexe Thema erachten Firmen als zu teuer an. Hinsichtlich der
Verfügbarkeit gibt es ebenfalls bei Unternehmen Bedenken: Diese geben an, dass
im Falle eines Servercrashs Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können. Anderen
gehen vor diesem Hintergrund sogar von einem kompletten Verlust der Daten aus.
Mittelständische Unternehmen, die sich mit der Idee des
papierlosen Büros beschäftigen, sollten sich vor einem potentiellen Umstieg
genau informieren und sich im Bedarfsfall von professionellen Stelle Tipps und
Tricks holen. Wir von yourIT empfehlen, die Geschäftsprozesse und speziell die kern-Prozesse genau unter die Lupe nehmen zu lassen.
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Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.
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Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.
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Ihr Thomas Ströbele
