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Einkaufsabläufe, Verkaufsabläufe, Lagerhaltungsprozesse, Inventuren: alles Prozesse der Warenwirtschaft, die sich mit einem ERP System unterstützen lassen. Für kleinere Unternehmen kann hier das Modul DOCUframe^® Warenwirtschaft genau die richtige Lösung sein. Bei höheren Anforderungen empfiehlt es sich allerdings, die Lösung ERPframe^® genauer zu untersuchen. Spätestens, wenn umfangreiche Fertigungsprozesse unterstützt werden sollen, ist dies erforderlich.

Unterstützung der Planungs- und Steuerungsprozesse in der Produktion, eine verlängerte Werkbank oder Kostenübersichten über Ressourcen und Verarbeitungsmengen sind Beispiele für die Funktionalität einer ERP Lösung im Unternehmen. Besonderen Mehrwert erzeugt die Verknüpfung von ERP und Dokumentenmanagement.

In allen beschriebenen Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen entstehen fortlaufend Dokumente, z.B. Lieferscheine, Rechnungsbelege oder Inventurlisten. Die Integration von DMS und ERP liegt daher auf der Hand. Eine Verknüpfung beider Bereiche hilft, die in Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung oder Produktion entstandenen Dokumente direkt den zugehörigen Komponenten wie Projekt, Adresse und Vorgang zuzuordnen. Der Hauptvorteil entsteht durch die vollständige Datenzuordnung zum betrachteten Datenobjekt. So wird z.B. die oft geforderte 360 Grad Sicht auf den Kunden in großen Teilen schon allein mit dieser vollständigen Dokumentenzuordnung gewährleistet.

Dieser Artikel stammt aus der Feder unseres langjährigen Partners GSD Software, Hersteller der Produkte DOCUframe, ERPframe, FIBUframe und DATAframe.

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir als Solution Partner willens und in der Lage sind, DOCUframe auch an andere ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme anzubinden. In der Vergangenheit haben wir bereits verschiedenste Systeme angebunden, z.B. abas-ERP, proALPHA ERP,  Metropolis Warenwirtschaft, etc.

Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde

Da wir unser Unternehmen neu aufgebaut hatten konnten wir auf keinen Bestands-Kundenstamm zurückgreifen. Unser Marketing lief damals über Kaltakquise – und die gehörte zu meinen Aufgaben. Social Media Tools wie XING waren damals noch nicht verfügbar, also hieß das: Telefon in die Hand nehmen und anrufen. Ich gebe zu, mir hat das immer sehr viel Spaß gemacht. Wenn man es sich genau überlegt, ist auch gar nichts dabei. Der einzige Fehler, den man bei der Kaltakquise machen kann, ist nicht anzurufen.

Klar war ich froh, von einem CRM-System wie DOCUframe unterstützt zu werden. Ich suchte also nach interessanten Firmen aus der Region. Die fand ich sehr häufig im Firmen-Report des regionalen IHK-Magazins. Eine andere wichtige Quelle waren für mich die Stellenanzeigen in der regionalen Presse. Firmen denen es gut geht, stellen immer auch neue Mitarbeiter ein. Ich riss die interessanten Seiten aus Zeitschriften und Zeitungen aus, scannte sie in DOCUframe ein und leitete sie dann an eine Mitarbeiterin zur Anlage der gewünschten Adressen weiter. Diese vervollständigte die Adressen mithilfe der Daten aus dem Impressum der Webseite.

Exkurs: Bei vielen Unternehmen ist das Impressum nicht korrekt bzw. nicht vollständig. Wie ist das bei Ihnen? Unsere Datenschutz-Berater überprüfen das gerne für Sie!

Danach telefonierte ich mit dem Wunschkunden, ließ mich zum Geschäftsführer oder zum EDV-Leiter durchstellen und vereinbarte einen Vorstellungstermin. Alle relevanten Infos aus den Telefonaten legte ich in DOCUframe ab und verknüpfte Sie mit Adressen, Ansprechpartnern und Vorgängen (Forecasts, Vertriebsvorgänge). Wenn ich einen Termin erhielt, legte ich diesen in DOCUframe an und lud die dafür notwendigen IT-Kollegen dazu ein. Selbstverständlich wanderten auch die Besprechungsergebnisse direkt wieder in DOCUframe und wurden erneut verknüpft. Wenn jemand später wieder angerufen werden wollte, setzte ich mir eine Aufgabe in DOCUframe.

Auf diese Weise ergab sich ziemlich schnell in DOCUframe eine interessante Kunden- und Wissensdatenbank, die uns immer wieder neue qualifizierte Kunden brachte – und das mit nur einem Vertriebsmitarbeiter.

Dass die telefonische Kaltakquise toll ist, möchte ich Ihnen am Fall Bucher GmbH – die Markentreppe erläutern. Auslöser für meinen ersten Anruf war eine Stellenanzeige. Ich bekam dort erst mal den IT´ler an die Strippe. Nachdem ich ihm ein wenig von unserem Dokumentenmanagementsystem DOCUframe erzählt hatte, meinte er: „Wir haben einen neuen Vertriebsleiter. Der ist aktuell auf der Suche nach einem solches System.“ Kurz darauf telefonierte ich mit diesem Vertriebsleiter, machte einen Vorstellungstermin aus und nur wenige Monate später hatten wir mit der Bucher GmbH ein wirklich tolles DOCUframe- und ERP-Projekt. Die Referenzgeschichte finden Sie hier. Bis heute haben wir mit diesem Kunden übrigens viele IT-Projekte durchgeführt.

Ich gebe zu: So lief das nicht immer. Aber genau darin liegt doch die Aufgabe eines Verkäufers und des CRM-Systems. Immer wieder anzurufen, Gesprächsabläufe zu optimieren und Kunden schnell zu qualifizieren. Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen. Je schneller wir mit Unterstützung des CRM-Systems entscheiden können, ob ein weiterer Kontakt wirklich lohnt oder eben nicht, umso mehr Zeit bleibt für die Kunden, bei denen es sich lohnt. Sollten Sie also demnächst einen Anruf von oder einem Kollegen mir erhalten, freuen Sie sich. Es gibt sicher einen wichtigen Grund. Wenn wir keine Chance auf ein interessantes Projekt bei Ihnen sehen würden, würden wir uns die Zeit für den Anruf sparen. Daher sollten Sie uns auf jeden Fall einen Vorstellungstermin geben und sich unsere Ideen und Vorschläge anhören. Es könnte sich für Sie lohnen!

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

Doch der hohe Funktionsumfang bildet "nur" die Basis für die vom Anwender konkret benötigte Funktionalität. Darauf aufbauend sieht sich der Nutzer in der Lage, DOCUframe^® passgenau an seine Geschäftsprozesse anzupassen. Wo bei anderen Systemen Grenzen gesetzt werden, fängt das Dokumentenmanagement System der GSD erst an richtig spannend zu werden. Masken und Dialoge können individuell gestaltet, Workflows je nach Geschäftsprozess frei definiert werden. Während in anderen Systemen für individuelle Anpassungen teure Berater bezahlt werden müssen, wird der DOCUframe^® Anwender nach entsprechender Schulung bei Bedarf dazu befähigt, Anpassungen selbst durchzuführen.

"Die durchgängige Prozessunterstützung und eine ungewöhnlich hohe Flexibilität machen DOCUframe^®  zu einer einzigartigen Lösung für die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.", erklärt André Kirchner, Vertriebsleiter bei GSD Software. Das Unternehmen GSD Software befindet sich aus seiner Sicht damit genau auf dem richtigen Weg: "Nur mit einer durchgängigen Betrachtung der Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg sind Unternehmen heute in der Lage effizient zu agieren. Dabei spielen z.B. Aspekte wie eine gemeinsame Wissensbasis und ein verlustfreier Informationsfluss zwischen den Abteilungen eine Rolle. Diesen Anspruch erfüllt die GSD mit ihren Softwarelösungen.", führt Herr Kirchner weiter aus.

Ein Post des Herstellers GSD Software.